É sabido que o setor automotivo internacional, é um dos mercados regulatórios mais exigentes do mundo. A quantidade de documentos e informações geradas a cada ano sobre veículos chega a dezenas de milhões. Muitos gerados em programas complexos, como CAD (Computer-Aided Design), o que requer uma abordagem sólida e bem organizada para o armazenamento. 

Confrontado com o crescimento exponencial dos fluxos de dados digitais e o volume de seus arquivos físicos, o grupo buscava aperfeiçoar seu sistema de gerenciamento de registros. O objetivo era o de atender aos novos padrões de eficiência, retenção, guarda e capacidade de recuperação de documentos arquivados. Para isso, foram determinados três pilares:

 

· Conformidade: certifica que os produtores de informação observem o fator legal, de segurança e requisitos regulamentares de cada departamento, e assegura que os documentos são confiáveis.

· Rentabilidade: gerenciar informações (documentos e dados) de forma rentável. 

· Informação Capital: contribuir para a capitalização do conhecimento.

Nesse cenário, a empresa percebeu que a implantação de um programa coerente e eficiente estava intimamente ligada à organização empresarial. O processo, então, iniciou-se com um período de estudos e análise dos processos de negócios. Foram cinco meses entre a definição do projeto e a escolha pela RSD GLASS. A solução indicou que facilitaria o cumprimento das novas funcionalidades em todo o ciclo do processo de armazenamento e vida.

 

A dimensão internacional do grupo e sua visão levou à formação de uma nova equipe interna para fornecer a base para o programa de governança da informação. Isto foi feito sob a orientação da equipe de Gerenciamento de Registros, que estava no comando do projeto, trabalhando em colaboração com o departamento jurídico e profissionais especialistas. Esta ação orientada deu para o projeto um papel importante para os usuários, com foco na facilidade de criar e acessar os registros através dos perfis dos colaboradores, leitores e gestores.

 

O conhecimento dos aplicativos do provedor (sistemas de informação de negócios) e as necessidades de interface foram fundamentais para a plataforma de gestão de informação. Esse conhecimento permitiu que o usuário inserisse automaticamente documentos no sistema, garantindo a integridade do processo. Se necessário, o sistema original retém o documento armazenado e um link para o registro é criado. Os usuários podem pesquisar documentos e consultar registros como se estivessem dentro de seu aplicativo de negócios, respeitando as normas da administração de registros. A informação fornecida é pré-formatada e busca atender aos requisitos de confidencialidade e multijurisdicionais. O usuário pode, portanto, utilizá-lo no seu cotidiano, sem ter que se preocupar com a gestão.

 

Há muitos padrões de gerenciamento e armazenamento de registros, incluindo os que seguem, que eram as principais considerações para a seleção da RSD GLASS para a PSA Peugeot Citroën: 

 

• ISO 15489: Gestão de Registros Padrão;

• MoReq: especificações para um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos, compatíveis com os riscos de gestão de registros;

• ISO 14721 (OAIS): padrão para armazenamento de longo prazo.

Além das considerações, a empresa identificou três projetos de alta prioridade, para os quais a RSD GLASS seria capaz de fornecer uma solução: 

• Arquivos físicos 

• Arquivos de Segurança para veículos comercializados 

• Arquivos de documentos da logística de suprimentos para a indústria

 

Com a RSD GLASS, as regras e políticas que se aplicam a todos os documentos digitais e papéis da empresa estão claramente definidas e podem ser espalhadas de forma consistente para todos os tipos de conteúdo, observando sua estrutura jurisdicional e do ciclo de vida (anonimato, proteção, relocação, congelamento, disposição, etc.) Isso permite que a empresa possa se desfazer facilmente de documentos que já não têm qualquer valor para o negócio ou a necessidade de ser mantido para fins regulatórios ou legais. Utilizando a plataforma RSD GLASS, que reduz os custos associados com o armazenamento e uso, tem uma vantagem direta: ela faz com que a maior parte do legado de investimentos tecnológicos da empresa seja aproveitada. 

A capacidade de gerenciar informações onde é armazenada é um ativo a mais.

 

Outra contribuição importante, especialmente para aqueles conscientes dos riscos jurídicos e financeiros, é que ela automaticamente e de forma proativa garante que todas as regras e políticas estejam em conformidade com o conteúdo sob sua governança. Com a ferramenta, a PSA Peugeot Citroën gere as informações, reduz riscos e melhora a eficiência operacional. A estratégia de gerenciamento de registros, com o objetivo fundamental de assegurar o cumprimento das normas e regulamentos que regem o corpo de suas informações, é entregue para a PSA Peugeot Citroën pelo RSD GLASS.

 

Fundada em 1973, em Genebra, com escritórios em Nova York, Boston), Genebra, Paris, Londres, Madrid, Cingapura e Sydney, a RSD é o fornecedor de soluções em Governança da Informação (GI) para empresas, distribuída no Brasil pela Poly IT Solutions.  

Há quase 20 anos no mercado brasileiro, a Poly IT Solutions oferece soluções em Tecnologia da Informação, tendo como especialidade o tratamento de documentos. Como representante de desenvolvedoras globais de softwares, entre elas, a RSD, a Poly IT Solutions dispõe de um conjunto de soluções consagradas mundialmente que viabilizam a Governança da Informação, Distribuição Eletrônica, Armazenamento e Recuperação de Documentos, Relatórios e Imagens, Design de Documentos e Transformação de Dados em Conteúdo para Web.