Solução para levar acervo e processos acadêmicos do meio físico para o digital, o TOTVS Secretaria Digital contempla captura de documentos, digitalização, indexação, armazenamento, guarda, assinatura e certificação digital, tornando o processo de recebimento de novas matrículas simples e transparente. Além disso, a solução habilita a emissão de diplomas e digitalização do acervo físico existente.

 

O TOTVS Secretaria Digital atende às novas legislações e normativas brasileiras que regulamentam e exigem que, até abril de 2020, documentos de alunos e ex-alunos estejam digitalizados e com resguardo jurídico formalizado através de assinatura digital no padrão ICP-Brasil, além de determinar a emissão digital obrigatória de certificados e diplomas até março de 2021, de acordo com a portaria 554/19.

 

A demanda de Transformação Digital dos acervos acadêmicos, exigida pelo Ministério da Educação (MEC), somada a todo o contexto de necessidades de redução de custos com a manutenção dos acervos físicos, gera uma necessidade de resposta rápida quanto à adoção destas inovações tecnológicas em instituições de ensino. O TOTVS Secretaria Digital by DocXpress impulsiona esse movimento, eliminando custos com papel, espaço de armazenamento, climatização, além de garantir a segurança de documentos digitais, tão necessária neste momento de adoção de regras rígidas de segurança da informação de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

 

“Nosso objetivo é apoiar todas as universidades brasileiras a cumprirem os desafios dos próximos meses. As instituições deverão não somente investir em soluções, mas também em uma mudança de comportamento e processos das equipes que atuam em secretarias acadêmicas. Nesse sentido, somos o parceiro que oferece uma solução especialista em digitalização e que está de acordo com a legislação, tornando esse processo mais tranquilo e seguro”, afirma Eduardo Pires, diretor do Segmento de Educação da TOTVS. “Vale ressaltar também que a solução atende instituições independente de usarem o ERP Educacional da TOTVS e é totalmente hospedada na nuvem, o que evita custos com a contratação e manutenção da infraestrutura e garante maior segurança e disponibilidade do acervo”, complementa Pires.