Las inversiones en tecnología pueden ser de gran valor para la organización al reducir los costes, aumentar la productividad, mejorar el servicio al cliente o respaldar el crecimiento. Pero muchos líderes de TI tienen dificultades para demostrar ese valor y, por lo tanto, justifican sus gastos.
Los equipos de TI suelen realizar una investigación exhaustiva en la selección de sus productos tecnológicos. Buscan soluciones que no solo cumplan con los requisitos inmediatos, sino que también sean manejables y escalables. Además, deben considerar la compatibilidad de la infraestructura existente, la disponibilidad de conjuntos de habilidades internas y el soporte del fabricante, entre otros muchos factores. Los sistemas múltiples con funcionalidad limitada a menudo son más caros a largo plazo que las soluciones con todas las funciones.
Sin embargo, puede ser difícil articular ese razonamiento entre los gerentes de negocios y el departamento financiero. Como resultado, es posible que a TI no se le asigne un presupuesto necesario para obtener la mejor solución para un proyecto en particular.
El arte del debate
Para empeorar las cosas, los criterios que llevan a la selección del producto pueden olvidarse cuando llega el momento de reemplazar el equipo o comprar unidades adicionales. Los equipos de TI rara vez tienen el tiempo para documentar cómo se está utilizando la solución y los beneficios que proporciona. Cuando desde el departamento de compras dicen que hay una unidad similar por la mitad del precio, TI no tiene un argumento lo suficientemente fuerte como para obtener la aprobación del producto deseado. No pueden demostrar por qué lo necesitan y cómo creará valor para la organización.
Para superar este desafío, los equipos de TI necesitan datos que apoyen su posición, así como la capacidad de presentar esos datos de la forma correcta a las personas adecuadas. Una organización asociada de confianza puede ayudar con servicios de consultoría dirigidos a alinear las inversiones de TI con los requisitos comerciales. En primer lugar, se empezaría con una auditoría del sitio para determinar qué soluciones existen y cómo se están utilizando. Y a continuación, el equipo trabaja con TI para formular un conjunto de preguntas sobre esos sistemas y responderlas después con los datos recopilados de los mismos sistemas. Por ejemplo, ¿cuál es el coste total de propiedad del sistema? Si ese sistema se reemplaza por una unidad de menor coste, ¿cómo afectará a otras partes de la infraestructura de TI? ¿Estaría ahorrando dólares reales o causando dolores de cabeza?
Este ejercicio puede proporcionar a los equipos de TI la información que necesitan para justificar el coste del sistema en función del valor que ofrece. También puede identificar sistemas que no están siendo utilizados en su máximo potencial, y quizás en casos en los que una solución menos costosa sería una mejor opción. Esto permite reasignar el presupuesto donde más se necesita.
Aunque la TI es esencial para las operaciones comerciales, muchas organizaciones todavía lo consideran el centro de muchos costes. En lugar de ver las inversiones en tecnología como un medio para obtener ventajas competitivas, estas organizaciones buscan formas de mantener los costes de TI al mínimo.
Los equipos de TI pueden beneficiarse de trabajar con un consultor externo objetivo que puede traducir las decisiones de compra y las solicitudes de presupuesto en un caso de negocios sólido. Cuando las personas que tienen la bolsa de dinero le piden a TI que explique por qué una solución de tecnología en particular es necesaria, se debe poder proporcionar el análisis basado en datos que demuestre que la inversión merece la pena.