La reciente crisis del combustible en el Reino Unido, que vio a miles de automovilistas haciendo cola para comprar gasolina que en muchos casos simplemente no había, fue un evento clásico del "Black Swan". Es decir, la escasez de combustible fue inesperada y el cierre de tantas estaciones de servicio en todo el país tuvo un gran impacto.
Si bien hubo quienes dijeron que podría haberse predicho, la crisis del combustible 'Black Swan' expuso la fragilidad de la cadena de suministro del Reino Unido, una fragilidad agravada por la escasez de conductores de vehículos pesados cuyas entregas diarias a las industrias, desde el comercio minorista hasta la fabricación, son tan vitales para la economía del Reino Unido.
Predecir cuándo ocurrirán incidentes tan impactantes es virtualmente imposible. Son efectivamente "incógnitas desconocidas". Sin embargo, un equipo de control de proyectos con experiencia puede evaluar el riesgo de forma mesurada y mitigar el impacto de tales incógnitas, particularmente cuando se entrega un proyecto de construcción complejo como un centro de datos.
Riesgos en la construcción
Los proyectos de construcción también se han visto afectados por problemas de suministro. Obtener los materiales esenciales y luego entregarlos está demostrando ser un punto de fricción para algunos proyectos.
Los desafíos para los proyectos de construcción adoptan muchas formas. Podría haber importantes lagunas de conocimiento por parte del cliente en torno a la escala del trabajo involucrado, especialmente si el cliente no tiene experiencia.
Es el trabajo del equipo de control del proyecto anticipar estos obstáculos potenciales y ofrecer consejos que guiarán al cliente a superarlos.
Cuando el contratista de la construcción elabora un cronograma de construcción, se vuelve mucho más efectivo cuando se combina con la información de un equipo encargado de comprender los elementos de costo y riesgo. Este encuentro de mentes conduce a una comprensión mayor y más profunda del proyecto que se está alcanzando.
Por supuesto, los riesgos vienen en muchas formas y tamaños. En el caso de los centros de datos, existe la cuestión de dónde se construirán. ¿De dónde obtendrán la energía? ¿Cuál es el estado de la infraestructura local, tanto de transporte como de energía? Todos ellos forman parte de la combinación de evaluación de riesgos.
Ese proceso de evaluación comienza con el cliente y las partes interesadas en general que establecen un alcance definido para el esquema propuesto. Una vez que se completa y se acuerdan los requisitos comerciales del proyecto, es más sencillo planificar el proyecto, producir una estimación de costos precisa, un cronograma de programa realista y una estrategia de riesgo adecuada.
Se pueden utilizar varias metodologías para ver más claramente qué tan importantes pueden ser los riesgos y, de manera crucial, cuándo pueden surgir. Una opción es ejecutar evaluaciones de riesgo a través de un proceso de riesgo de simulación de Monte Carlo para ver cuál será el impacto probable en los costos, según un rango acordado de escenarios.
Naturalmente, las expectativas del cliente pueden ser un factor en la forma en que se gestiona el riesgo. El tiempo es dinero para ellos, y la entrega que va más allá del presupuesto o el cronograma, o peor, ambos, puede tener graves consecuencias.
Pero con un sistema de control de proyecto robusto en torno a los riesgos asociados con un desarrollo en el lugar, ya sean retrasos en la entrega de materiales a un sitio, o un desempeño deficiente por parte del contratista de construcción, o un cambio de plan que conduce a un cambio de gestión, los impactos potenciales en la entrega de un esquema pueden mitigarse.
Comprueba tu gobernanza
La gobernanza juega un papel importante aquí. Como representante del cliente, un equipo de control del proyecto se asegura de que el contratista entregue a tiempo, sea consciente de los riesgos y se encargue de que estén cubiertos por un plan de mitigación estándar.
Es importante monitorear regularmente el progreso de un proyecto, evaluando los datos de forma semanal o mensual y comparándolos con un punto de referencia predefinido. Dicho análisis continuo garantizará que todo funcione según lo previsto, o destacará que lo que se está entregando no tiene el punto de referencia que se ha establecido. Esto significa que la calidad de los datos que se analizan es primordial.
En última instancia, el éxito de un ejercicio de control de proyectos es si el plan se ha entregado a tiempo y dentro del presupuesto. Y cuando se entrega a tiempo y dentro del presupuesto, gran parte de eso se debe a las habilidades y experiencia del equipo de control del proyecto.