En 2008 y bajo la gestión del Licenciado Alberto O. Spezzi, Subsecretario de Tecnología Informática del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires, se dio comienzo al mayor y más profundo proceso de transformación IT.

La Subsecretaría de Tecnología Informática del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires tiene a su cargo la dirección, coordinación y ejecución de los procesos de desarrollo, implantación y actualización de tecnologías de la información y comunicaciones en todo el ámbito de la Administración de Justicia.

Desde el inicio, los objetivos principales de la Subsecretaría fueron garantizar la seguridad, la integración y la accesibilidad a la información generada en todas las jurisdicciones. Se propusieron también, reducir los tiempos de gestión para todo tipo de trámites y causas, hacer un uso más eficiente de los recursos tecnológicos y poner a disposición de su personal herramientas de última generación que permitan brindar un servicio de calidad al ciudadano.

 “Cuando comenzamos a trabajar en 2008,  lo primero que descubrí es que no teníamos un back up de la información generada y ese era realmente el punto más flojo. En cada uno de los 19 Departamentos Judiciales había un equipo electrónico que guardaba la información en cintas magnéticas, por lo cual cada Secretario era designado como el responsable primero para el cuidado de los equipos, de esas cintas y de una cantidad valiosísima de datos sobre todas las causas judiciales, de vital importancia para el Poder Judicial y para miles y miles de personas”, explica Alberto O. Spezzi, Subsecretario de Tecnología Informática del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires.

A esto debe agregarse que las cintas magnéticas se deterioran con frecuencia, sin posibilidad de recuperar su contenido. Por otro lado, los repuestos ya no se consiguen con facilidad y su costo es elevado, así como el circuito logístico especialmente asociado al traslado físico de esa información, que se ponía en funcionamiento una vez al mes.

“Al finalizar el mes, cada Departamento Judicial transportaba las cintas magnéticas desde su ubicación (desde Trenque Lauquen por ejemplo),  hasta nuestras oficinas en la ciudad de La Plata dónde eran archivadas en un cofre. Debíamos esperar que transcurriera todo un nuevo mes para tomar conocimiento de las novedades”.

El Proyecto Augusta

La transformación IT a realizarse requería de una reestructuración completa de la infraestructura (hardware) y de las herramientas de administración (software). Ambos aspectos, debían ser lo suficientemente sólidos para soportar grandes volúmenes información al tiempo que era necesario potenciar la eficiencia de los recursos tecnológicos, mejorar la respuesta de los servidores y continuar desarrollando nuevos servicios y aplicaciones que correrían en la nube.

A partir de esta necesidad nació Augusta, que es el Sistema de Gestión Integral Multi-Fuero y Multi-Instancia en el cual se registran todos los datos de los casos a partir de la demanda, luego se registran los pasos de los procedimientos procesales, cuestiones vinculadas a las partes o personas intervinientes, la documentación anexa y aquella información que contribuya a su gestión.

Spezzi explica que para poder brindar un buen servicio, como punto de partida “debemos poder contar con elementos que garanticen la seguridad del resguardo de la información, que es el activo más importante del que disponemos, y que el acceso sea fácil y ágil. En este sentido, Augusta fue pensado como un tablero de control que nos permitiera unir todas las partes de un sistema que hasta entonces estaba atomizado”.

Una vez abierto el pliego, el proyecto Augusta fue compartido con las empresas que participaron de la licitación.

 “Nuestro trabajo consistió en realizar un evaluación de todas las propuestas. Elegimos la plataforma Avamar EMC luego de haber realizado una comparativa del costo-beneficio con plataformas de otros empresas, se evaluó el soporte ofrecido, las capacitaciones que el partner ofrecía a nuestros recursos humanos con la confianza de saber que al ser de EMC, se trata de una tecnología que siempre se actualiza”, describe  el Subsecretario.

La implementación

“Eran muchas las variables y las soluciones que teníamos que tener en cuenta al momento de comenzar la implementación. En anteriores oportunidades nos pasó que, una cosa es el proyecto y otra, es el trabajo del día a día, donde suelen presentarse algunas dificultades. Este no fue para nada el caso, todo estuvo bien diseñado e implementado desde el comienzo por el partner Vertex”, recuerda Spezzi.

Tras instalar Avamar EMC se comenzó con el almacenamiento del mayor volumen de información de la que se disponía: la base de datos del Poder Judicial de la Ciudad de La Plata. En una segunda etapa de almacenamiento, fueron sumadas el resto de las bases de datos correspondientes a cada uno de los 19 Departamentos Judiciales distribuidos en la provincia.

“Avamar EMC deduplica datos en origen. Esto facilitó mucho el trabajo porque al sumar otras bases, pertenecientes a los otros dieciocho Departamentos Judiciales, los datos repetidos fueron almacenados una única vez y la potencia del equipo se concentró en identificar sólo la nueva información que no había sido registrada anteriormente acelerando los tiempos de carga”, dice Fernanda Pérez de Vertex Computers.

Existen muchos lugares en los que las conexiones a Internet continúan siendo muy débiles. En este aspecto, la centralización de la información y las aplicaciones en la nube, contribuyeron enormemente a la calidad de acceso de los empleados a los datos (aún en las localidades con enlaces de 128 MB).

Una vez finalizada la carga, el Lic. Spezzi recuerda: “calculamos el espacio utilizado del disco y vimos que sólo se había ocupado el 43% de la capacidad total de Avamar EMC. Esto fue un verdadero alivio porque quería decir que el trabajo estaba bien dimensionado y, que al mismo tiempo, se tuvo en cuenta nuestra necesidad de seguir creciendo en el desarrollo de nuevas aplicaciones”.

Ventajas

Cuando se inicia una sucesión en una oficina de juzgado de Juicios Universales de la ciudad de Mar del Plata, por ejemplo, esa misma solicitud de información debía viajar hacia la ciudad de La Plata, se procesaba, se respondía y finalmente regresaba a Mar del Plata otra vez.

“Este proceso demoraba de 45 a 50 días. Hoy trabajamos con un plazo máximo de 48 hs y en muchas oportunidades conseguimos dar respuesta en el mismo día”

Tradicionalmente, cuando se citaba a declarar a alguna persona vinculada a una causa judicial -ya sea en calidad de testigo, acusado o damnificado- se lo hacía en presencia de un Juez, un Abogado y un Secretario que tiene la responsabilidad de interpretar y escribir las palabras de quien testimonia.

Actualmente, a través de un sistema de micrófonos y cámaras, las declaraciones son grabadas completamente mientras que el Secretario, quien aún toma nota, tiene también la posibilidad de dejar marcas en el registro audiovisual para indicar en qué minuto y segundo exacto se grabaron cuestiones relevantes para el análisis de los hechos. Al finalizar, esta información se graba en el servidor de Augusta y cada una de las partes de recibe una copia.

“Esto reduce los tiempos de los procedimientos judiciales”, explican desde la Subsecretaría: “Antes llevaba todo un día tomar declaración a las partes. Con este desarrollo, en dos horas se puede tener la declaración de todas las partes involucradas, con la ventaja adicional de que también podemos ir hacia atrás y adelante en el registro. Además, con el video se eliminan posibles errores de interpretación”.